Déclaration de protection des données

Lufthansa City Center / TRAVAC Business Travel AG («Nous») est responsable du traitement des données et est responsable de la collecte et du traitement de vos données personnelles dans le cadre de ses services et activités. Notre mission est de fournir à nos clients une offre complète de services de voyage.

Dans cette déclaration de protection des données, nous vous expliquons comment nous traitons vos données personnelles, quels sont vos droits et comment vous pouvez les contrôler et les gérer. Notre traitement des données peut, le cas échéant, être couvert par d'autres informations relatives à la protection des données, notamment celles contenues dans les conditions générales (de voyage), ou découler des circonstances ou être régi par la loi.

La présente déclaration de protection des données est conforme aux exigences de la loi suisse sur la protection des données ainsi que – dans la mesure où elle est applicable – au règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'Union européenne.

1. ÊTES-VOUS CONCERNÉ PAR CETTE COMMUNICATION ?

Cette déclaration de protection des données s'applique à vous si vous :

• êtes l'un de nos clients ou entretenez une relation contractuelle avec nous ;
• êtes un compagnon de voyage de l'un de nos clients ;
• êtes intéressé par nos produits ou services et nous fournissez donc vos données personnelles (par exemple, dans une agence, sur nos sites web et applications ou lors d'événements) afin que nous puissions vous contacter.

Si vous nous fournissez des données personnelles d'autres personnes, veuillez vous assurer qu'elles sont informées du transfert de leurs données personnelles et leur demander de lire la présente déclaration de protection des données. Nous veillerons à le faire également dans la mesure du possible (par exemple, si nous disposons des coordonnées de la personne concernée).

2. À QUELLES FINS ET SUR QUELLE BASE JURIDIQUE UTILISONS-NOUS VOS DONNÉES PERSONNELLES ?

Exécution du contrat et intérêt légitime

Dans cette section, nous expliquons à quelles fins nous traitons vos données personnelles et sur quelle base juridique cela se fait. Nous utilisons en premier lieu vos données personnelles pour exécuter un contrat auquel vous êtes partie ou pour prendre des mesures précontractuelles à votre demande. Nous pouvons également traiter vos données personnelles pour satisfaire notre intérêt légitime ou celui de tiers.

Vos données personnelles sont notamment traitées lorsque cela est nécessaire à la conclusion ou à l'exécution d'un contrat, afin de :

• conclure un contrat (de voyage) avec vous. Nous pouvons traiter des données personnelles afin de vous enregistrer en tant que nouveau client, de conclure un contrat et de l'exécuter avec vous ;
• vous fournir les produits et services que vous avez acquis dans le cadre du contrat respectif ;
• effectuer la facturation et le recouvrement ;
• vous fournir des services en rapport avec la préparation et la réalisation d'un voyage ;
• à des fins d'assurance ;
• offrir des services de conseil ;
• pouvoir vous aider en cas de difficultés pendant le voyage ;
• vous donner accès à nos plateformes numériques. Nous pouvons traiter des données personnelles lorsque vous utilisez nos plateformes numériques à différentes fins (par exemple, pour gérer vos informations personnelles ou pour accéder à des informations de voyage) ;
• afin d'autoriser l'accès à nos locaux et installations. Nous pouvons traiter des données personnelles lorsque vous nous rendez visite dans nos locaux afin d'effectuer un contrôle d'accès et de sécurité approprié ;
• afin de communiquer avec vous. Nous pouvons traiter des données personnelles si vous souhaitez nous contacter, si vous nous demandez des informations sur notre entreprise ou nos services ou si le contrat doit être mis à jour ;
• répondre à vos demandes et vous aider ;
• gérer la résiliation du contrat.

Lorsque nous fondons une activité de traitement sur un intérêt légitime, nous mettons cet intérêt en balance avec vos intérêts ou vos droits et libertés fondamentaux afin de nous assurer qu'ils sont proportionnés. Dans le cadre de notre activité de prestataire de voyages, nous utilisons également vos données personnelles pour :

• développer davantage nos produits et services ;
• améliorer la cybersécurité, gérer nos plateformes et sites web et assurer la continuité des activités ;
• mettre en œuvre l'introduction de solutions informatiques ;
• effectuer la maintenance des systèmes informatiques en cours d'exploitation ;
• améliorer l'automatisation et l'efficacité de nos processus opérationnels et de nos services à la clientèle (par exemple, le remplissage automatique des plaintes, le suivi de vos demandes et l'amélioration de votre satisfaction sur la base des données personnelles collectées lors de nos interactions avec vous, par exemple les enregistrements téléphoniques, les e-mails ou les chats) ;
• permettre la revendication de droits légaux et la défense dans le cadre de litiges juridiques et de procédures administratives ;
• organiser des concours, des promotions et réaliser des sondages d'opinion et des enquêtes de satisfaction de la clientèle.

Publicité et marketing

Si vous êtes client et sauf opposition de votre part, nous pouvons vous envoyer des offres pour nos produits et services. Nous veillons à ce que ces offres commerciales se rapportent à des produits ou services qui sont pertinents pour vos besoins et qui complètent vos offres déjà utilisées. Vous pouvez vous y opposer à tout moment.

Consentement

Pour certains traitements de données personnelles, nous vous informerons de manière ciblée et vous demanderons votre consentement. Bien entendu, vous pouvez révoquer votre consentement à tout moment.

Nous vous demandons notamment votre consentement pour :

• La transmission de données personnelles particulièrement sensibles à des tiers ;
• Une adaptation sur mesure de nos offres et produits ou services sur la base d'un profil complexe afin de prédire vos besoins et votre comportement ;
• toutes les offres électroniques de produits et services qui ne sont pas similaires à ceux que vous avez acquis ou pour des produits et services de nos partenaires de confiance.

Si nécessaire, nous pouvons vous demander un consentement supplémentaire pour le traitement de vos données personnelles, ce qui n'aura toutefois aucune incidence sur les traitements de données déjà effectués.

3. QUELS TYPES DE DONNÉES PERSONNELLES COLLECTONS-NOUS ?

Nous collectons et utilisons vos données personnelles, c'est-à-dire toutes les informations qui vous identifient ou qui permettent de vous identifier.

En fonction du type de produit ou de service que nous vous proposons et des interactions que nous avons avec vous, nous collectons différents types de données personnelles vous concernant :

• Coordonnées, adresse postale (privée ou professionnelle), adresse e-mail, numéro de téléphone ;
• Informations personnelles, par ex. sexe, date de naissance et âge, état civil, nationalité, informations sur le passeport, etc. ;
• Style de vie, par exemple, loisirs et intérêts, voyages ;
• Informations sur les voyages, telles que les dates de voyage, l'itinéraire/la destination, la compagnie aérienne, l'hôtel, le prix, les souhaits des clients, les informations sur vos compagnons de voyage, les programmes de fidélisation, etc. ;
• Données de santé, par exemple, des informations sur les besoins particuliers liés à la santé ou les maladies et accidents survenant pendant un voyage ;
• Informations financières, par exemple, les informations de paiement, le numéro de carte de crédit, les informations de compte ;
• Données sur vos habitudes et préférences, en ce qui concerne l'utilisation de nos produits et services (par exemple, les préférences alimentaires) ;
• Données issues de nos interactions avec vous, par exemple, vos commentaires, suggestions, besoins, qui ont été recueillis lors de nos échanges avec vous en personne dans nos locaux et lors de la communication téléphonique (note de conversation ou enregistrement de conversation), de la communication par e-mail, chat, chatbot, de l'échange sur nos médias sociaux et de vos éventuelles plaintes. Vos données de connexion et de suivi (par exemple, collectées via des cookies à des fins non publicitaires ou analytiques sur nos sites web), les services en ligne, les autres applications ;
• Données sur vos appareils (téléphone portable, ordinateur, tablette, etc.), telles que l'adresse IP, les données techniques et les données d'identification uniques ;
• Données de connexion personnalisées ou éléments de sécurité qui sont utilisés pour vous connecter au site web et aux applications de notre part.

4. DE QUI COLLECTONS-NOUS LES DONNÉES PERSONNELLES ?

En règle générale, nous collectons les données personnelles directement auprès de vous. Mais nous pouvons également les collecter auprès d'autres sources.

Parfois, nous collectons des données provenant de sources publiques :

• Publications/bases de données mises à disposition par des autorités officielles ou des tiers (par exemple, la Feuille officielle suisse du commerce ou le registre du commerce) ;
• Sites web/présences sur les médias sociaux de personnes morales ou de clients commerciaux qui contiennent des informations que vous avez divulguées (par exemple, votre propre site web ou votre présence sur les médias sociaux) ;
• informations publiques, par exemple, des informations provenant des médias.

Nous collectons également des données personnelles auprès de tiers :

• de nos clients (par exemple, en tant que compagnons de voyage) ;
• de nos partenaires commerciaux (par exemple, les tour-opérateurs, les prestataires de services à l'étranger) ;
• de tiers tels que les agences d'évaluation du crédit et les agences de lutte contre la fraude ;
• des prestataires de services de recherche d'adresses, qui sont eux-mêmes responsables de la collecte licite des informations pertinentes.

5. À QUI TRANSMETTONS-NOUS VOS DONNÉES PERSONNELLES ET POURQUOI ?

Afin d'atteindre certains des objectifs décrits dans la présente déclaration de protection des données, notamment la réalisation d'un voyage, nous pouvons être amenés à transmettre vos données personnelles à d'autres personnes. Il peut s'agir des personnes suivantes :

• Nos prestataires de services dans le pays de destination (par exemple, les agences, l'accompagnement de voyage, la réservation d'hôtel, les services de transfert et d'excursion), les prestataires de services de transport (compagnie aérienne, train, location de voiture, etc.) et les exploitants d'hébergement (hôtel, auberges, etc.) ;
• Les sous-traitants qui fournissent des services en notre nom (par exemple, les services informatiques, la logistique, les services d'impression, les télécommunications, le recouvrement, le conseil et la distribution ainsi que le marketing) ;
• certaines professions réglementées telles que les avocats, les notaires ou les experts-comptables, si cela est nécessaire dans certaines circonstances (litiges, audit, etc.) ainsi qu'à nos assureurs ;
• Les partenaires pour la réalisation de publicité, d'études de marché et d'opinion ;
• Les partenaires pour le soutien à l'élucidation d'infractions pénales (par exemple, la fraude), la revendication, l'exercice ou la défense de droits légaux ;
• Les autorités et les services officiels (par exemple, les autorités fiscales, les ambassades du pays de destination) en cas d'obligation légale ou administrative (par exemple, les obligations de conservation, l'obtention de visas, l'obtention de conditions d'entrée).

6. TRANSFERT INTERNATIONAL DE DONNÉES PERSONNELLES

En cas de transferts internationaux de la Suisse et de l'Espace économique européen (EEE) vers un pays non membre de l'EEE (pays tiers), vos données personnelles peuvent être transférées au-delà des frontières. Vous devez notamment vous attendre à ce que vos données soient transférées vers vos pays de voyage. Mais aussi vers des pays d'Europe, des États-Unis et du monde entier, où se trouvent les prestataires de services et les fournisseurs que nous utilisons. Si le PFPDT ou la Commission européenne a reconnu qu'un pays tiers offre un niveau de protection des données adéquat, vos données personnelles peuvent être transférées sur cette base.

En cas de transferts vers un pays tiers dont le niveau de protection n'a pas été reconnu comme adéquat par le PFPDT et par la Commission européenne, nous nous basons soit sur une exception applicable à la situation concernée (par exemple, si le transfert est nécessaire à l'exécution de notre contrat avec vous), soit nous appliquons l'une des garanties appropriées suivantes afin de garantir la protection de vos données personnelles :

• les clauses contractuelles types approuvées par le PFPDT et la Commission européenne ;
• les règles internes contraignantes en matière de protection des données.

Pour obtenir une copie de ces garanties ou des informations sur l'endroit où elles sont disponibles, vous pouvez soumettre une demande écrite conformément au chiffre 8.

7. COMBIEN DE TEMPS CONSERVONS-NOUS VOS DONNÉES PERSONNELLES ?

Nous conserverons vos données personnelles aussi longtemps que nécessaire pour remplir nos obligations contractuelles ainsi que pour respecter les lois et réglementations applicables, ou pour une autre période au regard de nos intérêts commerciaux légitimes, tels que la tenue d'une comptabilité appropriée et la réponse à des actions en justice ou à des demandes administratives.

8. COMMENT POUVEZ-VOUS CONTRÔLER NOTRE TRAITEMENT DE VOS DONNÉES PERSONNELLES ?

Vous disposez de droits qui vous permettent de contrôler efficacement vos données personnelles et la manière dont nous les traitons. Nous vous expliquons ci-dessous vos droits en rapport avec vos données personnelles.

Si vous souhaitez exercer les droits énumérés ci-dessous, veuillez envoyer une demande par e-mail à commercial@travac.ch ou par courrier à l'adresse suivante : Lufthansa City Center Travac Business Travel, Werdmühlestrasse 12, 8001 Zurich.

Si vous avez des questions concernant l'utilisation de vos données personnelles dans le cadre de la présente déclaration de protection des données, veuillez les adresser à l'adresse suivante : commercial@travac.ch

Vous pouvez demander des renseignements sur vos données personnelles

Si vous souhaitez obtenir des renseignements sur vos données personnelles, nous vous fournirons une copie des données personnelles que vous avez demandées ainsi que des informations sur leur traitement.

Votre droit d'accès peut être limité dans les cas prévus par la loi.

Vous pouvez demander la rectification de vos données personnelles

Si vous estimez que vos données personnelles sont incorrectes ou incomplètes, vous pouvez demander à ce que ces données personnelles soient modifiées ou complétées en conséquence. Dans certains cas, la présentation de justificatifs peut être nécessaire.

Vous pouvez demander la suppression de vos données personnelles

Si vous le souhaitez, vous pouvez demander la suppression de vos données personnelles, dans la mesure où la loi le permet.

Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données personnelles sur la base d'intérêts légitimes

Si vous n'êtes pas d'accord avec un traitement fondé sur un intérêt légitime, vous pouvez vous y opposer pour des raisons tenant à votre situation particulière. Dans ce cas, veuillez nous informer en détail du traitement concerné et des raisons de votre opposition. Nous cesserons de traiter vos données personnelles, à moins qu'il n'existe des motifs impérieux dignes de protection ou que le traitement serve à faire valoir, exercer ou défendre des droits légaux.

Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données personnelles à des fins de publicité directe

Vous avez le droit de vous opposer à tout moment au traitement de vos données personnelles à des fins de publicité directe. Ceci s'applique également au profilage, dans la mesure où il est lié à une telle publicité directe.

Vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données personnelles

Si vous contestez l'exactitude des données personnelles que nous utilisons ou si vous vous opposez au traitement de vos données personnelles, nous examinerons ou réviserons votre demande. Vous pouvez exiger que nous limitions le traitement de vos données personnelles pendant que nous examinons votre demande.

Vous avez des droits contre une décision individuelle automatisée

En principe, vous avez le droit de ne pas être soumis à une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé — y compris le profilage — qui produit des effets juridiques à votre égard ou qui vous affecte de manière significative de façon similaire. Nous pouvons toutefois automatiser une telle décision si elle est nécessaire à la conclusion ou à l'exécution d'un contrat avec nous, si elle est autorisée par des dispositions légales ou si vous y avez consenti.

Dans tous les cas, vous avez le droit de contester la décision, d'exposer votre point de vue et d'exiger l'intervention d'une personne compétente pour vérifier la décision.

Vous pouvez révoquer votre consentement

Dans les cas où un traitement est basé sur un consentement que vous avez déclaré, vous pouvez révoquer ce consentement à tout moment.

Vous pouvez demander la transférabilité d'une partie de vos données personnelles

Vous pouvez demander une copie des données personnelles que vous avez fournies et qui vous concernent dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Dans la mesure où cela est techniquement possible, vous pouvez exiger que nous transmettions cette copie à un tiers.

Réclamation auprès du Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence

Outre les droits susmentionnés, vous pouvez déposer une plainte auprès de l'autorité de surveillance compétente. En Suisse, il s'agit du Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT), Feldeggweg 1, 3003 Berne.

9. SÉCURITÉ DES DONNÉES

Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger vos données personnelles enregistrées chez nous contre la manipulation, la perte partielle ou totale et contre l'accès non autorisé de tiers (par exemple, le cryptage de la transmission des données, les contrôles d'accès, etc.). Nos mesures de sécurité sont constamment améliorées en fonction de l'évolution technologique.

Nous prenons des précautions raisonnables pour protéger vos données. La transmission d'informations via Internet et d'autres moyens électroniques comporte toujours certains risques de sécurité et nous ne pouvons garantir la sécurité des informations transmises de cette manière.

10. PLUG-INS DE MÉDIAS SOCIAUX

Nous utilisons également sur nos sites web des plug-ins de réseaux sociaux tels que Facebook, Twitter, Youtube, Pinterest ou Instagram. Cela est toujours visible pour vous (généralement via des symboles correspondants). Nous avons configuré ces éléments de manière à ce qu'ils soient désactivés par défaut. Si vous les activez (en cliquant dessus), les opérateurs des réseaux sociaux respectifs peuvent enregistrer que vous êtes sur notre site web et où, et peuvent utiliser ces informations à leurs propres fins. Le traitement de vos données personnelles se fait alors sous la responsabilité de cet opérateur, conformément à ses dispositions en matière de protection des données. Nous ne recevons aucune information vous concernant de sa part.

11. COMMENT SUIVRE L'ÉVOLUTION DE CETTE DÉCLARATION DE PROTECTION DES DONNÉES

Dans un monde où les technologies évoluent constamment, nous vérifions régulièrement cette déclaration de protection des données et la mettons à jour si nécessaire.

La version publiée sur notre site web et en vigueur est celle qui s'applique. Nous vous recommandons de consulter la dernière version de ce document en ligne. Nous vous informerons des modifications via notre site web ou via nos canaux de communication habituels.

État au 20.08.2023